Đề Trắc nghiệm Viết thư trao đổi công việc – Chân trời sáng tạo (Chân Trời Sáng Tạo)

Câu 1: Đâu là mục đích chính của việc viết thư trao đổi công việc?

• A. Thể hiện cảm xúc cá nhân với đồng nghiệp.
• B. Kể chuyện phiếm để tạo không khí thoải mái.
• C. Chia sẻ tin tức giải trí mới nhất.
• D. Truyền tải thông tin, yêu cầu, đề xuất một cách rõ ràng, chuyên nghiệp.

Câu 2: Khi viết thư trao đổi công việc, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên xem xét đầu tiên để đảm bảo hiệu quả giao tiếp?

• A. Chiều dài tối đa của bức thư.
• B. Màu sắc phông chữ và định dạng.
• C. Đối tượng người nhận (người nhận là ai, vị trí, mức độ quen thuộc).
• D. Số lượng hình ảnh hoặc biểu đồ đính kèm.

Câu 3: Tiêu đề (Subject line) của một email công việc hiệu quả cần đáp ứng những yêu cầu nào sau đây?

• A. Phải rất dài để chứa đủ thông tin chi tiết.
• B. Ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện được nội dung chính của email.
• C. Chứa các biểu tượng cảm xúc để thu hút sự chú ý.
• D. Có thể để trống nếu nội dung không quá quan trọng.

Câu 4: Bạn cần gửi email cho quản lý trực tiếp để báo cáo tiến độ dự án hàng tuần. Tiêu đề email nào sau đây là phù hợp và chuyên nghiệp nhất?

• A. Báo cáo công việc.
• B. Tình hình dự án.
• C. Báo cáo tiến độ Dự án X - Tuần [Số tuần/Ngày].
• D. Có gì mới đây!

Câu 5: Trong email trao đổi công việc, phần mở đầu (sau lời chào) nên có nội dung gì để giúp người đọc nắm bắt nhanh mục đích của email?

• A. Nêu rõ mục đích chính của email hoặc tóm tắt nội dung quan trọng nhất.
• B. Hỏi thăm sức khỏe và công việc của người nhận.
• C. Kể một câu chuyện ngắn liên quan đến công việc.
• D. Liệt kê tất cả các công việc đã hoàn thành trong ngày.

Câu 6: Giả sử bạn cần yêu cầu đồng nghiệp cung cấp một số tài liệu cho cuộc họp sắp tới. Câu nào sau đây thể hiện yêu cầu một cách lịch sự và chuyên nghiệp nhất trong email?

• A. Gửi tài liệu ngay cho tôi!
• B. Tôi cần tài liệu đó.
• C. Bạn có tài liệu không?
• D. Anh/Chị vui lòng gửi giúp tôi các tài liệu liên quan đến [Tên cuộc họp/Dự án] trước [Thời hạn] được không ạ?

Câu 7: Khi trình bày thông tin phức tạp hoặc nhiều ý trong phần thân email công việc, bạn nên sử dụng kỹ thuật nào để giúp người đọc dễ theo dõi và nắm bắt?

• A. Viết tất cả thông tin thành một đoạn văn dài duy nhất.
• B. Sử dụng các gạch đầu dòng (bullet points) hoặc đánh số để liệt kê các ý chính.
• C. Chỉ sử dụng chữ in hoa để nhấn mạnh các điểm quan trọng.
• D. Sử dụng nhiều màu sắc khác nhau cho từng ý.

Câu 8: Bạn nhận được một email yêu cầu cung cấp thông tin. Khi trả lời, điều quan trọng nhất bạn cần làm là gì?

• A. Đảm bảo trả lời đầy đủ tất cả các câu hỏi hoặc yêu cầu được đặt ra trong email gốc.
• B. Chỉ trả lời những phần bạn cảm thấy dễ dàng nhất.
• C. Chuyển tiếp email đó cho người khác trả lời.
• D. Chỉ xác nhận đã nhận được email mà không cung cấp thông tin.

Câu 9: Khi nào thì việc sử dụng tính năng "CC" (Carbon Copy) trong email là phù hợp?

• A. Khi bạn muốn gửi email cho một người nhưng không muốn họ biết bạn gửi cho ai khác.
• B. Khi bạn muốn gửi email cho một nhóm lớn người nhận nhưng không muốn họ thấy danh sách email của nhau.
• C. Khi bạn muốn những người khác ngoài người nhận chính được biết về nội dung cuộc trao đổi này để cập nhật thông tin.
• D. Khi bạn muốn người nhận chính không trả lời email của bạn.

Câu 10: Khi nào thì việc sử dụng tính năng "BCC" (Blind Carbon Copy) trong email là phù hợp và cần thiết?

• A. Khi bạn muốn người nhận chính biết rõ tất cả những ai nhận được email.
• B. Khi bạn gửi email cho một lượng lớn người nhận không quen biết nhau và muốn bảo vệ quyền riêng tư của họ bằng cách ẩn địa chỉ email của nhau.
• C. Khi bạn muốn người nhận chính trả lời email cho tất cả mọi người trong danh sách.
• D. Khi bạn chỉ muốn gửi email cho một người duy nhất.

Câu 11: Đọc đoạn email sau và xác định vấn đề chính về văn phong: "Ê, gửi tui cái báo cáo hôm qua đi. Gấp á. OK?"

• A. Sử dụng quá nhiều từ ngữ chuyên ngành.
• B. Thông tin quá dài dòng và khó hiểu.
• C. Thiếu thông tin cần thiết (ví dụ: tên báo cáo).
• D. Văn phong quá suồng sã, thiếu lịch sự và chuyên nghiệp.

Câu 12: Phần kết của email công việc (trước chữ ký) thường bao gồm những nội dung gì?

• A. Tóm tắt lại yêu cầu, bày tỏ sự mong đợi phản hồi hoặc cảm ơn người đọc.
• B. Kể lại chi tiết toàn bộ nội dung đã trình bày ở trên.
• C. Đưa ra các câu hỏi mới không liên quan đến nội dung chính.
• D. Liệt kê danh sách các công việc sẽ làm trong tương lai.

Câu 13: Lời chào kết (Closing) nào sau đây là phổ biến và phù hợp nhất trong hầu hết các email công việc chính thức?

• A. Thân ái,
• B. Trân trọng,
• C. Hẹn gặp lại sau,
• D. Chào nhé,

Câu 14: Trước khi gửi email công việc quan trọng, bước cuối cùng nhưng cực kỳ cần thiết là gì?

• A. Gửi thử cho một người bạn để xem phản ứng.
• B. In ra giấy để đọc lại.
• C. Đọc lại toàn bộ email (tiêu đề, nội dung, người nhận, đính kèm) để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, sự rõ ràng và đầy đủ thông tin.
• D. Chụp ảnh màn hình email.

Câu 15: Bạn cần gửi một báo cáo định dạng PDF đính kèm email. Trong nội dung email, bạn nên làm gì để người nhận dễ dàng tìm thấy và hiểu về tệp đính kèm?

• A. Không cần nhắc gì đến tệp đính kèm, để người nhận tự tìm.
• B. Chỉ viết "Có đính kèm".
• C. Nén tệp lại và đặt mật khẩu phức tạp mà không báo trước.
• D. Nhắc rõ trong nội dung email về tệp đính kèm (tên tệp, định dạng) và mục đích của nó (Ví dụ: "Tôi đã đính kèm báo cáo [Tên báo cáo] dưới định dạng PDF để Anh/Chị tiện tham khảo.").

Câu 16: Bạn nhận được một email có tiêu đề "Gấp: Cần phản hồi ngay!". Điều này cho thấy điều gì về nội dung email?

• A. Email chứa thông tin quan trọng hoặc yêu cầu cần được xử lý hoặc phản hồi nhanh chóng.
• B. Email chỉ mang tính chất thông báo chung chung.
• C. Người gửi chỉ đang muốn kiểm tra xem bạn có đọc email không.
• D. Email này có thể bỏ qua và trả lời sau.

Câu 17: Khi cần từ chối một yêu cầu hoặc đề xuất qua email, cách tiếp cận nào sau đây thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng?

• A. Trả lời cụt lủn "Không làm được".
• B. Phớt lờ email đó.
• C. Trả lời nhanh chóng, bày tỏ sự tiếc nuối khi không thể đáp ứng, đưa ra lý do ngắn gọn, chuyên nghiệp và nếu có thể, đề xuất giải pháp thay thế.
• D. Viết một email dài giải thích chi tiết mọi khó khăn cá nhân.

Câu 18: Đâu là lợi ích chính của việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp và tránh dùng từ ngữ mơ hồ trong email công việc?

• A. Làm cho email trông có vẻ phức tạp hơn.
• B. Khiến người đọc phải suy đoán ý của bạn.
• C. Tạo cơ hội cho hiểu lầm xảy ra.
• D. Giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt thông tin và giảm thiểu nguy cơ hiểu sai hoặc hiểu lầm.

Câu 19: Bạn nhận được một email dài dòng, thiếu cấu trúc và khó tìm thấy thông tin chính. Để phản hồi hiệu quả, bạn nên làm gì?

• A. Trả lời đại khái dựa trên những gì bạn lờ mờ hiểu được.
• B. Lịch sự yêu cầu người gửi làm rõ lại các điểm chưa hiểu hoặc tóm tắt lại yêu cầu chính.
• C. Phớt lờ email đó vì nó quá khó đọc.
• D. Viết một email dài không kém để trả lời tất cả những gì bạn đoán được.

Câu 20: Trong email công việc, việc sử dụng chữ in hoa (CAPS LOCK) cho toàn bộ câu hoặc đoạn văn có tác dụng gì?

• A. Giúp email trông đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn.
• B. Thể hiện sự tôn trọng đặc biệt đối với người đọc.
• C. Thường bị xem là đang hét lên hoặc thể hiện sự tức giận, nên tránh sử dụng.
• D. Là cách hiệu quả nhất để nhấn mạnh thông tin quan trọng.

Câu 21: Khi viết email thông báo về một cuộc họp, thông tin nào sau đây là ít quan trọng nhất để đưa vào nội dung chính?

• A. Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp.
• B. Mục tiêu/nội dung chính của cuộc họp.
• C. Những người cần tham dự và những gì họ cần chuẩn bị.
• D. Món ăn nhẹ sẽ được phục vụ (trừ khi đó là cuộc họp đặc biệt liên quan đến ẩm thực).

Câu 22: Bạn cần gửi email cho đồng nghiệp ở bộ phận khác để đề xuất một ý tưởng cải tiến quy trình làm việc. Cấu trúc nào sau đây là hợp lý nhất cho phần thân email?

• A. Giới thiệu ý tưởng -> Giải thích cách thức hoạt động -> Trình bày lợi ích -> Kêu gọi thảo luận/hợp tác.
• B. Kêu gọi hợp tác ngay -> Giải thích cách thức hoạt động -> Trình bày lợi ích -> Giới thiệu ý tưởng.
• C. Trình bày lợi ích -> Kêu gọi thảo luận -> Giới thiệu ý tưởng -> Giải thích cách thức.
• D. Giải thích cách thức hoạt động -> Kêu gọi hợp tác -> Trình bày lợi ích -> Giới thiệu ý tưởng.

Câu 23: Đọc đoạn email sau: "Chào anh/chị, Em xin gửi báo cáo doanh số tháng 10. Rất mong nhận được phản hồi sớm. Em cảm ơn ạ. Trân trọng, [Tên của bạn]". Đoạn này thể hiện yếu tố nào của một email chuyên nghiệp?

• A. Sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp.
• B. Sử dụng lời chào, lời kết và văn phong lịch sự, rõ ràng.
• C. Thiếu thông tin quan trọng về người nhận.
• D. Thể hiện cảm xúc cá nhân quá mức.

Câu 24: Khi gửi email theo dõi (follow-up) một yêu cầu trước đó chưa được phản hồi, bạn nên làm gì để email lịch sự và hiệu quả?

• A. Gửi lại nguyên xi email cũ với tiêu đề "GẤP HƠN NỮA!".
• B. Gọi điện thoại ngay lập tức mà không gửi email nhắc lại.
• C. Viết một email mới với nội dung trách móc vì chưa nhận được phản hồi.
• D. Gửi một email mới ngắn gọn, nhắc lại yêu cầu trước đó (có thể dẫn chiếu/chuyển tiếp email cũ), hỏi thăm lịch sự về tình hình xử lý và thời gian dự kiến có phản hồi.

Câu 25: Đâu là một trong những sai lầm phổ biến nhất khi viết email trao đổi công việc?

• A. Tiêu đề không rõ ràng hoặc để trống.
• B. Sử dụng quá nhiều lời chào lịch sự.
• C. Email có cấu trúc rõ ràng, mạch lạc.
• D. Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi.

Câu 26: Bạn cần thông báo cho cả phòng ban về một sự thay đổi nhỏ trong quy trình làm việc. Email thông báo này nên có văn phong như thế nào?

• A. Rất trang trọng, như viết cho đối tác nước ngoài.
• B. Cực kỳ suồng sã, dùng tiếng lóng và viết tắt.
• C. Chuyên nghiệp, rõ ràng, trực tiếp nhưng vẫn thân thiện và dễ tiếp cận.
• D. Mơ hồ, gợi mở để mọi người tự tìm hiểu.

Câu 27: Khi cần xin phép nghỉ làm qua email, thông tin nào sau đây không nhất thiết phải có trong email đầu tiên gửi quản lý?

• A. Lý do xin nghỉ (ngắn gọn và chuyên nghiệp).
• B. Thời gian cụ thể xin nghỉ (ngày bắt đầu, ngày kết thúc).
• C. Kế hoạch bàn giao công việc trong thời gian vắng mặt.
• D. Toàn bộ lịch trình chi tiết các hoạt động cá nhân trong thời gian nghỉ.

Câu 28: Đâu là lý do chính khiến việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong email công việc lại quan trọng?

• A. Thể hiện sự chuyên nghiệp, cẩn thận và tôn trọng người đọc, tránh gây hiểu lầm.
• B. Chỉ là yêu cầu hình thức, không ảnh hưởng đến nội dung.
• C. Giúp email trông dài hơn.
• D. Để gây ấn tượng với người đọc bằng vốn từ vựng phong phú.

Câu 29: Bạn nhận được một email có nội dung không rõ ràng và mâu thuẫn ở một số điểm. Thay vì suy đoán, bạn nên làm gì để đảm bảo công việc được thực hiện đúng?

• A. Tự quyết định dựa trên suy đoán của mình.
• B. Lịch sự trả lời lại email, chỉ ra những điểm chưa rõ và đặt câu hỏi cụ thể để làm rõ.
• C. Chuyển email cho người khác và nhờ họ giải mã.
• D. Bỏ qua phần nội dung mâu thuẫn và chỉ làm những gì bạn hiểu.

Câu 30: Khi sử dụng các cụm từ rút gọn hoặc tiếng lóng trong email công việc (ví dụ: ASAP, FYI, BTW), bạn cần lưu ý điều gì?

• A. Nên sử dụng càng nhiều càng tốt để email trông hiện đại.
• B. Chỉ sử dụng khi viết cho cấp trên trực tiếp.
• C. Chỉ sử dụng khi chắc chắn người nhận hiểu ý nghĩa và văn phong này phù hợp với mối quan hệ/văn hóa công ty.
• D. Luôn luôn phải giải thích rõ nghĩa của từng cụm từ.

Câu 1: Mục đích chính của việc viết thư trao đổi công việc là gì?

• A. Thể hiện tình cảm cá nhân với đồng nghiệp, cấp trên.
• B. Chia sẻ những câu chuyện phiếm, giải trí trong giờ làm việc.
• C. Truyền đạt thông tin, yêu cầu, đề xuất liên quan đến công việc một cách chính thức và hiệu quả.
• D. Ghi lại nhật ký công việc hàng ngày để tự theo dõi.

Câu 2: Trong cấu trúc một bức thư trao đổi công việc, phần "Tiêu đề" (Subject line) đóng vai trò quan trọng nhất trong việc gì?

• A. Thể hiện sự kính trọng của người gửi đối với người nhận.
• B. Liệt kê chi tiết toàn bộ nội dung sẽ được trình bày trong thân thư.
• C. Thay thế cho phần lời chào đầu thư.
• D. Giúp người nhận xác định nhanh chóng chủ đề và mức độ quan trọng của thư.

Câu 3: Khi viết thư trao đổi công việc cho cấp trên trực tiếp, cách xưng hô và lựa chọn từ ngữ nào sau đây thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng nhất?

• A. Xưng "tớ" hoặc "mình", dùng từ ngữ thân mật như khi nói chuyện với bạn bè.
• B. Xưng "Tôi" hoặc "Em" (tùy văn hóa công ty và mối quan hệ), dùng từ ngữ trang trọng, lịch sự.
• C. Viết tắt nhiều, dùng tiếng lóng để tiết kiệm thời gian.
• D. Gọi thẳng tên riêng của cấp trên và dùng giọng điệu ra lệnh.

Câu 4: Giả sử bạn cần viết thư cho đồng nghiệp ở phòng ban khác để yêu cầu cung cấp số liệu báo cáo tháng trước. Phần "Nội dung chính" của thư nên tập trung vào điều gì?

• A. Nêu rõ loại số liệu cần, thời gian cần nhận được và giải thích ngắn gọn lý do cần số liệu.
• B. Kể về tình hình công việc cá nhân và những khó khăn đang gặp phải.
• C. Đưa ra những lời phàn nàn về chất lượng công việc của phòng ban khác.
• D. Hỏi thăm sức khỏe và các vấn đề cá nhân của đồng nghiệp.

Câu 5: Khi kết thúc một bức thư trao đổi công việc, phần "Chữ ký" cần bao gồm những thông tin cơ bản nào để người nhận biết được danh tính và vị trí của người gửi?

• A. Chỉ cần ghi tên viết tắt hoặc biệt danh.
• B. Thông tin về sở thích cá nhân hoặc tài khoản mạng xã hội.
• C. Họ tên đầy đủ, chức danh/vị trí, đơn vị công tác (nếu cần thiết) và thông tin liên hệ.
• D. Ngày tháng năm sinh và địa chỉ nhà riêng.

Câu 6: Đọc đoạn trích sau từ một bức thư trao đổi công việc và xác định điểm cần cải thiện về mặt nội dung và giọng điệu: "Ê, gửi tao cái báo cáo doanh số quý 3 đi. Gấp đấy nhé!".

• A. Giọng điệu quá suồng sã, thiếu chuyên nghiệp và lịch sự.
• B. Thông tin yêu cầu quá chi tiết, gây khó hiểu.
• C. Thiếu thông tin về người gửi.
• D. Đã bao gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết của một bức thư công việc.

Câu 7: Một bức thư trao đổi công việc hiệu quả cần đảm bảo tính "rõ ràng". Điều này có nghĩa là gì?

• A. Sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành phức tạp.
• B. Viết càng dài càng tốt để thể hiện sự chi tiết.
• C. Chỉ tập trung vào cảm xúc cá nhân của người viết.
• D. Thông tin được trình bày mạch lạc, dễ hiểu, không gây nhầm lẫn về mục đích và nội dung.

Câu 8: Phân tích tình huống: Bạn cần thông báo cho đồng nghiệp về sự thay đổi lịch họp đột xuất. Bạn nên ưu tiên hình thức trao đổi công việc nào để đảm bảo thông tin đến nhanh chóng và kịp thời?

• A. Gửi thư tay qua bưu điện.
• B. Gửi email hoặc tin nhắn nhanh qua ứng dụng làm việc nhóm.
• C. Viết một bức thư dài dòng giải thích chi tiết lý do thay đổi.
• D. Thông báo bằng cách dán thông báo trên bảng tin chung (nếu không gấp).

Câu 9: Đâu là điểm khác biệt cốt lõi giữa thư trao đổi công việc và một bản ghi nhớ nội bộ (memo)?

• A. Thư trao đổi công việc thường dùng để giao tiếp chính thức ra bên ngoài hoặc giữa các bộ phận, còn memo chủ yếu dùng cho giao tiếp nội bộ trong cùng đơn vị/phòng ban.
• B. Thư trao đổi công việc luôn dài hơn memo.
• C. Memo cần chữ ký của người gửi, còn thư trao đổi công việc thì không.
• D. Memo có tiêu đề, còn thư trao đổi công việc thì không.

Câu 10: Khi cần đề xuất một ý tưởng mới lên cấp trên bằng thư, bạn nên trình bày nội dung như thế nào để tăng khả năng được chấp thuận?

• A. Chỉ cần nêu tên ý tưởng và yêu cầu cấp trên xem xét.
• B. Tập trung vào việc bạn đã tốn bao nhiêu công sức để nghĩ ra ý tưởng đó.
• C. Liệt kê tất cả những khó khăn có thể gặp phải khi triển khai ý tưởng.
• D. Trình bày rõ ràng ý tưởng, phân tích lợi ích mang lại và đề xuất kế hoạch thực hiện khả thi.

Câu 11: Đâu là yếu tố quan trọng nhất cần kiểm tra lại trước khi gửi một bức thư trao đổi công việc?

• A. Màu sắc của phông chữ đã đủ nổi bật chưa.
• B. Lỗi chính tả, ngữ pháp và tính mạch lạc, rõ ràng của nội dung.
• C. Số lượng hình ảnh minh họa trong thư.
• D. Đã gửi kèm những tài liệu không liên quan đến nội dung chính chưa.

Câu 12: Phân tích tình huống: Bạn nhận được một bức thư trao đổi công việc từ đồng nghiệp với nội dung yêu cầu bạn cung cấp một tài liệu quan trọng. Tuy nhiên, bạn không có tài liệu đó. Bạn nên trả lời thư như thế nào cho chuyên nghiệp?

• A. Không trả lời thư.
• B. Trả lời cộc lốc: "Không có".
• C. Trả lời lịch sự, thông báo không có tài liệu và có thể gợi ý người/bộ phận khác có liên quan (nếu biết).
• D. Trả lời và đổ lỗi cho người khác đã làm mất tài liệu.

Câu 13: Khi viết thư trao đổi công việc bằng email, việc sử dụng dòng "Cc" (Carbon Copy) và "Bcc" (Blind Carbon Copy) có ý nghĩa gì?

• A. Cc: Gửi bản sao cho người cần biết; Bcc: Gửi bản sao cho người cần biết và ẩn địa chỉ của họ đối với người nhận khác.
• B. Cc: Người nhận chính; Bcc: Người gửi.
• C. Cc: Người nhận chính; Bcc: Người cần phản hồi.
• D. Cc: Chỉ dùng cho nội bộ; Bcc: Chỉ dùng cho bên ngoài.

Câu 14: Bạn đang viết thư cho đối tác để xác nhận lại các điều khoản hợp đồng đã thảo luận qua điện thoại. Phần nào trong thư cần trình bày chi tiết nhất?

• A. Phần lời chào đầu thư.
• B. Phần nội dung chính, tóm tắt và xác nhận các điều khoản đã thảo luận.
• C. Phần chữ ký của bạn.
• D. Phần tiêu đề thư.

Câu 15: Đâu là một ví dụ về việc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp trong thư trao đổi công việc?

• A. Sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành chính xác.
• B. Sử dụng câu cú rõ ràng, mạch lạc.
• C. Sử dụng lời lẽ lịch sự, tôn trọng.
• D. Sử dụng biểu tượng cảm xúc (emoji) và viết tắt tùy tiện.

Câu 16: Phân tích tình huống: Bạn cần báo cáo tiến độ công việc cho trưởng nhóm. Báo cáo này bao gồm các số liệu cụ thể và biểu đồ. Ngoài việc viết thư, bạn nên làm gì để báo cáo được đầy đủ và dễ theo dõi?

• A. Đính kèm file chứa số liệu và biểu đồ vào thư, đồng thời tóm tắt những điểm chính trong nội dung thư.
• B. Sao chép toàn bộ số liệu và biểu đồ vào thẳng nội dung thư.
• C. Chỉ viết thư mà không đính kèm bất cứ tài liệu nào.
• D. Yêu cầu trưởng nhóm tự tìm kiếm số liệu và biểu đồ.

Câu 17: Khi nhận được một thư trao đổi công việc yêu cầu phản hồi hoặc hành động từ bạn, thời gian phản hồi hợp lý thường là bao lâu?

• A. Không cần phản hồi nếu không muốn.
• B. Trong vòng 24 giờ làm việc (hoặc sớm hơn nếu nội dung khẩn cấp).
• C. Chỉ phản hồi khi có yêu cầu nhắc nhở lần thứ hai.
• D. Phản hồi bất cứ lúc nào rảnh rỗi, không giới hạn thời gian.

Câu 18: Phân tích đoạn kết thư sau: "Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn. Cảm ơn." Điểm nào của đoạn kết này cần được điều chỉnh để chuyên nghiệp hơn khi gửi cho đối tác hoặc cấp trên?

• A. Lời đề nghị "Mong sớm nhận được phản hồi" quá thẳng thắn.
• B. Thiếu thông tin liên hệ của người gửi.
• C. Lời cảm ơn ở cuối hơi cụt lủn, nên dùng các cụm từ trang trọng hơn.
• D. Đoạn kết này đã hoàn hảo cho mọi đối tượng.

Câu 19: Khi cần gửi cùng một nội dung thông báo đến nhiều người nhận khác nhau trong công ty (không cần họ biết danh sách những người nhận khác), bạn nên sử dụng trường nào trong email?

• A. Trường "To" (Người nhận chính).
• B. Trường "Subject" (Tiêu đề).
• C. Trường "Cc" (Carbon Copy).
• D. Trường "Bcc" (Blind Carbon Copy).

Câu 20: Phân tích tình huống: Bạn cần viết thư cho nhà cung cấp để yêu cầu báo giá cho một dự án mới. Thư của bạn nên tập trung vào những thông tin gì để nhà cung cấp có thể đưa ra báo giá chính xác?

• A. Kể về lịch sử phát triển của công ty bạn.
• B. Mô tả chi tiết yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, chất lượng, thời gian cần hàng và thời hạn nhận báo giá.
• C. Hỏi thăm về tình hình kinh doanh chung của nhà cung cấp.
• D. Liệt kê tất cả các nhà cung cấp khác mà bạn đang liên hệ.

Câu 21: Trong một bức thư trao đổi công việc, việc sử dụng các đoạn văn ngắn, mỗi đoạn trình bày một ý chính, mang lại lợi ích gì?

• A. Giúp thư dễ đọc, dễ theo dõi và nắm bắt các ý chính.
• B. Làm cho bức thư trông dài hơn và quan trọng hơn.
• C. Bắt buộc phải có theo quy định chung về viết thư.
• D. Không có lợi ích gì, chỉ làm tốn thêm dòng.

Câu 22: Phân tích tình huống: Bạn cần gửi một thông báo quan trọng đến toàn bộ nhân viên về chính sách mới. Tiêu đề email nào sau đây là phù hợp và hiệu quả nhất?

• A. Thông báo nội bộ.
• B. Có việc cần thông báo.
• C. Thông báo về Chính sách mới [Tên chính sách].
• D. Thư gửi toàn thể nhân viên.

Câu 23: Khi viết thư từ chối một đề nghị (ví dụ: từ chối tham gia một dự án, từ chối một yêu cầu), bạn nên thể hiện thái độ như thế nào?

• A. Thái độ khó chịu, tức giận vì bị làm phiền.
• B. Từ chối thẳng thừng mà không giải thích gì.
• C. Đồng ý nhưng tỏ ra miễn cưỡng.
• D. Lịch sự, giải thích ngắn gọn lý do (nếu cần thiết) và thể hiện sự tiếc nuối hoặc thiện chí.

Câu 24: Đâu là một ví dụ về việc sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, thiếu chính xác trong thư trao đổi công việc?

• A. Xin vui lòng xác nhận trước ngày 15/10.
• B. Số liệu chi tiết được đính kèm trong file Excel.
• C. Tôi sẽ cố gắng nộp báo cáo "sớm nhất có thể".
• D. Dự kiến hoàn thành công việc vào cuối tuần này.

Câu 25: Khi cần yêu cầu phản hồi về một vấn đề hoặc đề xuất trong thư, bạn nên làm gì để người nhận dễ dàng thực hiện?

• A. Nêu rõ loại phản hồi cần, thời hạn và cách thức phản hồi.
• B. Chỉ cần viết "Mong nhận được phản hồi".
• C. Yêu cầu người nhận tự suy đoán bạn cần gì.
• D. Gửi kèm một danh sách dài các câu hỏi không liên quan.

Câu 26: Phân tích tình huống: Bạn nhận được email từ đồng nghiệp với yêu cầu gấp về một thông tin. Bạn đã đọc email nhưng chưa thể cung cấp thông tin ngay. Hành động nào sau đây là chuyên nghiệp nhất?

• A. Không trả lời gì cho đến khi bạn có đủ thông tin.
• B. Trả lời lại email xác nhận đã nhận được và thông báo thời điểm dự kiến sẽ cung cấp thông tin.
• C. Chuyển tiếp email đó cho người khác mà không thông báo cho người gửi.
• D. Gọi điện thoại than phiền về sự gấp gáp của yêu cầu.

Câu 27: Trong môi trường công sở, việc viết tắt hoặc sử dụng biệt danh trong thư trao đổi công việc có thể gây ra hậu quả gì?

• A. Giúp tiết kiệm thời gian viết thư đáng kể.
• B. Thể hiện sự thân thiết, gần gũi trong công việc.
• C. Gây khó hiểu, thiếu chuyên nghiệp và có thể làm giảm tính trang trọng của thông điệp.
• D. Là quy tắc bắt buộc trong giao tiếp nội bộ.

Câu 28: Khi gửi thư trao đổi công việc lần đầu tiên cho một người lạ hoặc đối tác bên ngoài, bạn nên sử dụng lời chào đầu thư như thế nào?

• A. Chào bạn,
• B. Gửi,
• C. Ê!
• D. Kính gửi Ông/Bà [Họ tên hoặc Chức danh] / Kính gửi Quý Công ty,

Câu 29: Phân tích lý do tại sao việc kiểm tra lại người nhận (trường To, Cc, Bcc) trước khi gửi thư là rất quan trọng.

• A. Để đảm bảo thư được gửi đến đúng người cần nhận, tránh gửi nhầm hoặc bỏ sót người quan trọng.
• B. Để thư trông chuyên nghiệp hơn về mặt hình thức.
• C. Để tăng tốc độ gửi thư.
• D. Việc này không thực sự quan trọng, chỉ cần nội dung đúng là được.

Câu 30: Trong một bức thư trao đổi công việc, việc sử dụng các từ ngữ mang tính khẳng định, tích cực (ví dụ: "chúng tôi cam kết", "dự án sẽ hoàn thành", "chúng tôi tin rằng") thay vì phủ định hoặc do dự (ví dụ: "chúng tôi không chắc chắn", "có thể sẽ không hoàn thành") mang lại hiệu quả gì?

• A. Làm cho bức thư trở nên dài dòng hơn.
• B. Gây hiểu lầm về năng lực của người gửi.
• C. Thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp và thái độ tích cực trong công việc.
• D. Là cách để che giấu những vấn đề đang tồn tại.

Câu 1: Bạn cần gửi một email cho đồng nghiệp ở phòng ban khác để hỏi về tiến độ của một dự án chung. Dòng tiêu đề nào sau đây thể hiện rõ ràng và chuyên nghiệp nhất mục đích của email?

• A. Gửi bạn!
• B. Có việc cần hỏi
• C. Cập nhật dự án
• D. Hỏi về tiến độ dự án [Tên dự án]

Câu 2: Khi viết thư trao đổi công việc, việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tôn trọng là rất quan trọng. Trong trường hợp bạn cần yêu cầu đồng nghiệp cung cấp thông tin, câu nào sau đây thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp nhất?

• A. Gửi thông tin cho tôi ngay.
• B. Tôi cần thông tin này.
• C. Anh/Chị vui lòng cung cấp thông tin về...
• D. Bạn có thể gửi thông tin không?

Câu 3: Bạn nhận được một email từ cấp trên yêu cầu bạn chuẩn bị một báo cáo gấp. Bạn cần phản hồi để xác nhận đã nhận được yêu cầu và cho biết bạn sẽ thực hiện. Nội dung phản hồi nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Ok sếp, em làm đây.
• B. Em đã nhận được email và sẽ chuẩn bị báo cáo theo yêu cầu. Em sẽ gửi lại Anh/Chị vào cuối ngày.
• C. Nhận được.
• D. Báo cáo này gấp thật.

Câu 4: Khi kết thúc một email trao đổi công việc chính thức với đối tác hoặc khách hàng, cách kết thúc nào sau đây thể hiện sự chuyên nghiệp và mong muốn hợp tác?

• A. Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Anh/Chị. Trân trọng,
• B. Hẹn gặp lại nhé!
• C. Mong tin.
• D. Xong việc.

Câu 5: Bạn cần gửi một email cho nhiều đồng nghiệp để thông báo về một cuộc họp. Bạn muốn tất cả mọi người đều biết ai nhận được email này, nhưng không muốn họ thấy địa chỉ email của những người khác ngoài công ty (nếu có). Bạn nên sử dụng chức năng nào để gửi email?

• A. Sử dụng trường To hoặc CC để tất cả người nhận đều thấy danh sách.
• B. Sử dụng trường BCC để bảo mật danh sách người nhận.
• C. Gửi từng email riêng lẻ cho mỗi người.
• D. Chỉ điền địa chỉ email vào trường To và bỏ trống CC, BCC.

Câu 6: Bạn cần gửi một email để báo cáo tiến độ công việc cho cấp trên. Bạn đã hoàn thành 70% công việc và gặp một số khó khăn nhỏ. Nội dung email nên tập trung vào điều gì?

• A. Chỉ tập trung vào những khó khăn để xin hỗ trợ.
• B. Chỉ báo cáo phần đã hoàn thành một cách tích cực.
• C. Báo cáo rõ ràng phần trăm công việc đã hoàn thành, nêu ngắn gọn khó khăn gặp phải và đề xuất hướng giải quyết hoặc kế hoạch tiếp theo.
• D. Viết một email dài dòng giải thích chi tiết mọi khó khăn.

Câu 7: Khi viết email trao đổi công việc, việc sử dụng các biểu tượng cảm xúc (emoji) có phù hợp không? Vì sao?

• A. Có, để email trông thân thiện hơn.
• B. Không, vì chúng thiếu chuyên nghiệp và có thể bị hiểu sai trong môi trường công việc.
• C. Chỉ khi gửi cho đồng nghiệp thân thiết.
• D. Có, nếu nội dung email mang tính tích cực.

Câu 8: Bạn cần gửi một email để xác nhận cuộc hẹn với khách hàng. Ngoài việc xác nhận thời gian và địa điểm, bạn nên bao gồm thông tin gì khác để email trở nên đầy đủ và chuyên nghiệp?

• A. Chỉ cần ghi "Xác nhận cuộc hẹn".
• B. Danh sách tất cả các chủ đề sẽ thảo luận một cách chi tiết.
• C. Một câu chuyện cười để tạo không khí thoải mái.
• D. Mục đích cuộc hẹn, danh sách người tham dự (nếu cần), và thông tin liên hệ khi có vấn đề phát sinh.

Câu 9: Đâu là lý do quan trọng nhất khiến bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng người nhận (To, CC, BCC) trước khi gửi một email trao đổi công việc?

• A. Để đảm bảo email được gửi đi.
• B. Để kiểm tra chính tả tên người nhận.
• C. Để tránh gửi nhầm thông tin cho người không liên quan hoặc bỏ sót người cần nhận.
• D. Để biết email của mình có bị chặn hay không.

Câu 10: Bạn nhận được một email với nhiều câu hỏi khác nhau về một dự án. Cách tốt nhất để phản hồi email này một cách rõ ràng và có cấu trúc là gì?

• A. Trả lời từng câu hỏi hoặc nhóm các câu hỏi liên quan lại và trả lời theo thứ tự, có thể sử dụng gạch đầu dòng hoặc đánh số.
• B. Viết một đoạn văn dài trả lời chung chung tất cả các câu hỏi.
• C. Chỉ trả lời những câu hỏi bạn cảm thấy dễ nhất.
• D. Gửi email lại và yêu cầu người gửi chia nhỏ câu hỏi ra.

Câu 11: Trong email trao đổi công việc, bạn muốn nhấn mạnh một thông tin quan trọng. Bạn nên làm gì để thông tin đó nổi bật nhưng vẫn giữ được tính chuyên nghiệp?

• A. Viết toàn bộ thông tin đó bằng chữ IN HOA.
• B. Sử dụng màu chữ đỏ hoặc xanh lá cây.
• C. Sử dụng định dạng in đậm (bold) cho từ khóa hoặc câu quan trọng, hoặc dùng gạch đầu dòng/đánh số nếu là danh sách.
• D. Lặp đi lặp lại thông tin đó nhiều lần trong email.

Câu 12: Bạn cần gửi một email xin nghỉ phép đột xuất do lý do cá nhân. Nội dung email cần đảm bảo những yếu tố nào?

• A. Chỉ cần thông báo "Tôi nghỉ hôm nay".
• B. Giải thích chi tiết lý do cá nhân một cách dài dòng.
• C. Chỉ xin phép mà không nói rõ thời gian nghỉ.
• D. Nêu rõ lý do (ngắn gọn), thời gian nghỉ, và kế hoạch bàn giao công việc hoặc người phụ trách thay thế (nếu có).

Câu 13: Chữ ký email chuyên nghiệp thường bao gồm những thông tin cơ bản nào?

• A. Biệt danh, sở thích cá nhân.
• B. Tên đầy đủ, chức danh, tên công ty, thông tin liên hệ (số điện thoại, website).
• C. Ngày sinh, địa chỉ nhà.
• D. Chỉ cần tên riêng.

Câu 14: Bạn cần phản hồi một email mà bạn không đồng ý với nội dung hoặc có ý kiến phản biện. Cách tiếp cận nào sau đây thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng?

• A. Trình bày quan điểm khác biệt một cách lịch sự, đưa ra lý do hoặc bằng chứng để hỗ trợ và đề xuất hướng giải quyết khác (nếu có).
• B. Viết một email thể hiện sự tức giận và phản bác gay gắt.
• C. Bỏ qua email đó và không phản hồi.
• D. Chỉ trả lời ngắn gọn "Tôi không đồng ý".

Câu 15: Tầm quan trọng của việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email trao đổi công việc là gì?

• A. Không quan trọng lắm, ai cũng có thể mắc lỗi.
• B. Chỉ quan trọng khi gửi cho cấp trên.
• C. Chỉ để email trông đẹp hơn.
• D. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, sự rõ ràng của thông điệp và tránh gây hiểu lầm.

Câu 16: Khi nào bạn nên cân nhắc việc gửi email thay vì gọi điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp tại nơi làm việc?

• A. Khi cần ghi lại thông tin làm bằng chứng, gửi tài liệu, hoặc khi vấn đề không quá khẩn cấp và cần thời gian suy nghĩ.
• B. Khi vấn đề rất khẩn cấp và cần giải quyết ngay lập tức.
• C. Khi bạn không muốn nói chuyện trực tiếp với người đó.
• D. Luôn luôn gửi email cho mọi vấn đề.

Câu 17: Bạn cần gửi một email cho đồng nghiệp để yêu cầu họ hoàn thành một công việc cụ thể trước một thời hạn nhất định. Làm thế nào để nêu rõ thời hạn một cách hiệu quả trong email?

• A. Ghi "Hoàn thành sớm nhất có thể".
• B. Nêu rõ thời hạn cụ thể (ngày, giờ nếu cần) và lý do (nếu có) tại sao cần hoàn thành trước thời hạn đó.
• C. Ghi "Hoàn thành khi nào bạn rảnh".
• D. Chỉ nhắc đến công việc mà không đề cập thời hạn.

Câu 18: Một email trao đổi công việc tốt cần đảm bảo tính "rõ ràng". Điều này có nghĩa là gì?

• A. Email phải thật dài.
• B. Email phải sử dụng nhiều từ ngữ chuyên ngành.
• C. Nội dung email dễ hiểu, mục đích rõ ràng, không gây hiểu lầm cho người đọc.
• D. Email phải có nhiều hình ảnh minh họa.

Câu 19: Bạn nhận được một email có nội dung khẩn cấp liên quan đến công việc của bạn. Bạn nên ưu tiên xử lý email này như thế nào?

• A. Ưu tiên đọc và phản hồi nhanh chóng (ít nhất là xác nhận đã nhận) và thực hiện hành động cần thiết theo yêu cầu.
• B. Để email đó lại và xử lý sau khi hoàn thành các công việc khác.
• C. Chuyển tiếp email cho người khác xử lý.
• D. Gửi lại email hỏi xem nó có thật sự khẩn cấp không.

Câu 20: Đâu là mục đích chính của việc sử dụng chức năng "Trả lời tất cả" (Reply All) trong email trao đổi công việc?

• A. Để chỉ trả lời người gửi ban đầu.
• B. Để gửi email cho một người hoàn toàn mới.
• C. Để xóa tất cả người nhận khỏi email.
• D. Để phản hồi của bạn được gửi đến tất cả những người đã nhận email ban đầu (trong trường To và CC).

Câu 21: Bạn cần gửi một email đính kèm một tài liệu quan trọng. Trước khi gửi, bạn nên làm gì với tài liệu đính kèm?

• A. Đổi tên file thành một cái tên ngẫu nhiên.
• B. Kiểm tra lại nội dung tài liệu, đảm bảo đúng phiên bản và đặt tên file rõ ràng, chuyên nghiệp.
• C. Để nguyên tên file mặc định do máy tính tạo ra.
• D. Nén file lại bằng mật khẩu mà không cung cấp mật khẩu trong email.

Câu 22: Khi viết email cho cấp trên, bạn nên lưu ý điều gì về giọng điệu và cách dùng từ?

• A. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
• B. Sử dụng ngôn ngữ thân mật như nói chuyện với bạn bè.
• C. Chỉ cần ghi ngắn gọn nhất có thể, không cần chú trọng ngôn ngữ.
• D. Sử dụng nhiều từ ngữ địa phương.

Câu 23: Bạn nhận được một email spam hoặc email có nội dung không phù hợp trong hòm thư công việc. Bạn nên xử lý như thế nào?

• A. Mở tất cả các liên kết trong email để xem nội dung.
• B. Phản hồi lại email hỏi xem họ là ai.
• C. Đánh dấu email là spam hoặc báo cáo cho bộ phận IT của công ty.
• D. Chuyển tiếp email đó cho tất cả đồng nghiệp.

Câu 24: Đâu là lý do chính khiến việc giữ email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề lại quan trọng trong môi trường làm việc bận rộn?

• A. Để tiết kiệm dung lượng hộp thư.
• B. Để email trông đẹp hơn.
• C. Để người đọc không cần suy nghĩ nhiều.
• D. Giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin và yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian.

Câu 25: Bạn cần gửi một email thông báo về sự thay đổi lịch trình làm việc. Nội dung email nên bao gồm những thông tin cốt lõi nào để người nhận dễ dàng cập nhật?

• A. Chỉ cần ghi "Có thay đổi lịch làm việc".
• B. Nêu rõ sự thay đổi cụ thể, thời gian áp dụng, và thông tin liên hệ để giải đáp thắc mắc (nếu có).
• C. Viết một bài luận về tầm quan trọng của việc tuân thủ lịch trình.
• D. Gửi một file ảnh chụp lịch trình mới mà không giải thích gì thêm.

Câu 26: Khi viết email cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài công ty, bạn nên đặc biệt chú trọng điều gì so với viết email cho đồng nghiệp nội bộ?

• A. Tính chuyên nghiệp, ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và độ chính xác của thông tin.
• B. Sử dụng nhiều biệt ngữ nội bộ.
• C. Viết email thật dài dòng.
• D. Sử dụng nhiều từ viết tắt.

Câu 27: Bạn nhận được một email yêu cầu bạn cung cấp một số dữ liệu. Bạn cần thời gian để thu thập dữ liệu đó. Cách phản hồi email nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Không phản hồi cho đến khi bạn có đủ dữ liệu.
• B. Trả lời "Tôi sẽ gửi sau".
• C. Gửi một email nói rằng bạn quá bận để xử lý yêu cầu này.
• D. Phản hồi xác nhận đã nhận được yêu cầu và thông báo thời gian dự kiến bạn có thể cung cấp dữ liệu đó.

Câu 28: Đâu là một trong những sai lầm phổ biến nhất khi viết email trao đổi công việc và có thể gây hậu quả nghiêm trọng?

• A. Sử dụng cỡ chữ quá nhỏ.
• B. Không dùng chữ ký email.
• C. Gửi email khi đang tức giận hoặc bực bội.
• D. Sử dụng quá nhiều gạch đầu dòng.

Câu 29: Khi bạn cần chuyển tiếp (Forward) một email cho người khác, bạn nên làm gì để người nhận mới dễ dàng nắm bắt ngữ cảnh?

• A. Viết thêm một đoạn giới thiệu ngắn gọn ở phần đầu email chuyển tiếp để giải thích lý do và cung cấp ngữ cảnh.
• B. Để nguyên email gốc và bấm nút Forward.
• C. Xóa bỏ toàn bộ nội dung email gốc và chỉ viết lại thông tin cần thiết.
• D. Chuyển tiếp email mà không ghi thêm bất kỳ nội dung nào.

Câu 30: Đâu KHÔNG phải là một lợi ích của việc sử dụng email để trao đổi công việc?

• A. Lưu trữ thông tin và làm bằng chứng.
• B. Phản hồi và thảo luận các vấn đề khẩn cấp, cần xử lý ngay lập tức.
• C. Gửi thông tin đến nhiều người cùng lúc.
• D. Có thể gửi và nhận thông tin bất kể thời gian và địa điểm.

Câu 1: Trong bối cảnh trao đổi công việc qua thư điện tử, mục đích cốt lõi của việc sử dụng giọng văn trang trọng, chuyên nghiệp là gì?

• A. Giúp người đọc dễ dàng hiểu nội dung hơn.
• B. Tiết kiệm thời gian soạn thảo và đọc thư.
• C. Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và tính chuyên nghiệp của bản thân/tổ chức.
• D. Làm cho bức thư trở nên dài và chi tiết hơn.

Câu 2: Một đồng nghiệp gửi cho bạn một email với tiêu đề "Hỏi về dự án". Nội dung email chỉ vỏn vẹn: "Dự án X thế nào rồi?". Theo nguyên tắc viết thư trao đổi công việc hiệu quả, tiêu đề và nội dung này còn thiếu sót gì lớn nhất?

• A. Thiếu lời chào và lời kết.
• B. Sử dụng ngôn ngữ quá trang trọng.
• C. Nội dung quá dài dòng và phức tạp.
• D. Thiếu tính rõ ràng, cụ thể về mục đích và nội dung cần trao đổi.

Câu 3: Khi cần viết thư trao đổi với cấp trên về một vấn đề phát sinh trong công việc, bạn nên ưu tiên trình bày thông tin theo cấu trúc nào trong phần nội dung chính để đảm bảo tính logic và thuyết phục?

• A. Liệt kê tất cả các suy nghĩ ngẫu nhiên về vấn đề.
• B. Trình bày vấn đề, phân tích nguyên nhân/tác động, và đưa ra đề xuất giải pháp (nếu có).
• C. Chỉ tập trung vào việc đổ lỗi cho các yếu tố bên ngoài.
• D. Viết một cách mơ hồ để cấp trên tự suy luận.

Câu 4: Đâu là yếu tố quan trọng nhất cần đảm bảo khi viết tiêu đề (Subject line) cho một email trao đổi công việc?

• A. Ngắn gọn, súc tích và phản ánh chính xác nội dung chính của email.
• B. Phải chứa tên đầy đủ của người gửi.
• C. Sử dụng nhiều từ viết tắt để tiết kiệm không gian.
• D. Càng dài càng tốt để cung cấp đầy đủ thông tin.

Câu 5: Bạn nhận được một email trao đổi công việc từ đồng nghiệp yêu cầu cung cấp một báo cáo gấp. Bạn đang bận và không thể gửi báo cáo ngay lập tức. Phản hồi nào sau đây thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả nhất?

• A. Không trả lời email cho đến khi bạn có báo cáo.
• B. Chỉ trả lời "Đã nhận được email, sẽ gửi sau".
• C. Trả lời xác nhận đã nhận email, giải thích ngắn gọn lý do chậm trễ và đưa ra thời gian dự kiến bạn có thể gửi báo cáo.
• D. Chuyển tiếp email cho người khác mà không thông báo cho đồng nghiệp.

Câu 6: Trong cấu trúc một bức thư trao đổi công việc, phần nào thường được đặt ở cuối thư, trước phần chữ ký, để thể hiện sự mong muốn hợp tác hoặc chờ đợi phản hồi từ người nhận?

• A. Tiêu đề (Subject line).
• B. Lời chào (Salutation).
• C. Nội dung chính (Body).
• D. Lời kết (Closing).

Câu 7: Bạn cần gửi email cho một đối tác lần đầu liên hệ để giới thiệu về dịch vụ của công ty bạn. Lời chào (Salutation) nào sau đây là phù hợp và trang trọng nhất?

• A. Chào bạn,
• B. Kính gửi Quý đối tác,
• C. Gửi người nhận,
• D. Gửi ai đó,

Câu 8: Khi cần viết một email thông báo cho toàn bộ nhân viên về quy định mới của công ty, điều gì cần được ưu tiên hàng đầu trong cách diễn đạt nội dung?

• A. Rõ ràng, dễ hiểu, tránh gây hiểu lầm.
• B. Sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành.
• C. Viết thật dài để bao gồm mọi chi tiết có thể.
• D. Sử dụng ngôn ngữ thân mật, gần gũi.

Câu 9: Bạn nhận được một email từ đồng nghiệp với nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp. Dù nội dung có thể hiểu được, việc này ảnh hưởng tiêu cực đến điều gì nhất trong giao tiếp công việc?

• A. Thời gian đọc và trả lời email.
• B. Khả năng lưu trữ email trong hệ thống.
• C. Tính chuyên nghiệp và sự uy tín của người gửi.
• D. Chi phí gửi email.

Câu 10: Giả sử bạn cần gửi một email cho khách hàng để xác nhận lại lịch hẹn đã thống nhất qua điện thoại. Tiêu đề email nào sau đây là hiệu quả nhất?

• A. Chào anh/chị,
• B. Thông tin cần thiết.
• C. Về cuộc gọi vừa rồi.
• D. Xác nhận lịch hẹn - Buổi họp [Tên dự án/Nội dung họp].

Câu 11: Khi nào thì việc sử dụng tính năng "Cc" (Carbon Copy - Gửi đồng thời) trong email trao đổi công việc là phù hợp?

• A. Khi bạn muốn người nhận chính không biết những ai khác nhận được email.
• B. Khi bạn muốn thông báo cho những người có liên quan về nội dung email nhưng họ không cần phải hành động hoặc phản hồi trực tiếp.
• C. Khi bạn muốn gửi email cho một danh sách dài mà không ai thấy địa chỉ email của nhau.
• D. Khi email chỉ mang tính chất cá nhân và không liên quan đến công việc.

Câu 12: Tính năng "Bcc" (Blind Carbon Copy - Gửi ẩn danh) trong email trao đổi công việc nên được sử dụng trong trường hợp nào?

• A. Khi bạn muốn gửi email cho nhiều người nhưng không muốn những người nhận khác nhìn thấy danh sách địa chỉ email.
• B. Để người nhận chính biết ai khác nhận được email.
• C. Để gửi email cho một người duy nhất.
• D. Khi nội dung email là tuyệt mật và chỉ có người gửi biết.

Câu 13: Bạn cần viết một email cho đồng nghiệp để nhờ hỗ trợ một công việc cụ thể. Để tăng khả năng nhận được sự giúp đỡ hiệu quả, ngoài việc trình bày rõ yêu cầu, bạn nên làm gì khác trong email?

• A. Chỉ viết ngắn gọn nhất có thể, không giải thích gì thêm.
• B. Đe dọa nếu không nhận được sự giúp đỡ.
• C. Giải thích lý do cần hỗ trợ, cung cấp đầy đủ thông tin/ngữ cảnh và đề xuất thời hạn cụ thể nếu có.
• D. Gửi cùng một email cho tất cả mọi người trong phòng ban.

Câu 14: Khi nhận được một email trao đổi công việc yêu cầu bạn cung cấp thông tin hoặc thực hiện một hành động, điều quan trọng đầu tiên bạn nên làm là gì?

• A. Đọc kỹ toàn bộ nội dung email để nắm bắt thông tin và yêu cầu.
• B. Trả lời ngay lập tức mà không cần đọc hết.
• C. Chuyển tiếp email cho người khác.
• D. Xóa email nếu cảm thấy không quan trọng.

Câu 15: Bạn cần viết một email báo cáo tiến độ công việc hàng tuần cho quản lý. Ngoài việc liệt kê các công việc đã hoàn thành, bạn nên bổ sung loại thông tin nào để báo cáo có giá trị hơn?

• A. Các câu chuyện cá nhân không liên quan đến công việc.
• B. Các vấn đề phát sinh, khó khăn gặp phải và kế hoạch làm việc cho tuần tiếp theo.
• C. Danh sách tất cả các email đã gửi và nhận trong tuần.
• D. Ý kiến cá nhân về các vấn đề của công ty không liên quan đến công việc của bạn.

Câu 16: Một email trao đổi công việc hiệu quả cần đảm bảo tính súc tích. Điều này có nghĩa là gì?

• A. Sử dụng càng ít từ càng tốt, bỏ qua các chi tiết quan trọng.
• B. Viết thật dài để đảm bảo không thiếu bất kỳ thông tin nào, dù nhỏ.
• C. Truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết một cách ngắn gọn, trực tiếp, đi thẳng vào vấn đề.
• D. Chỉ sử dụng các từ ngữ chuyên ngành khó hiểu.

Câu 17: Khi cần đính kèm tệp (file) vào email trao đổi công việc, bạn cần lưu ý điều gì để đảm bảo tính chuyên nghiệp và thuận tiện cho người nhận?

• A. Đặt tên file thật dài và phức tạp.
• B. Không cần thông báo về tệp đính kèm trong nội dung thư.
• C. Đính kèm những file có dung lượng cực lớn mà không nén lại.
• D. Đặt tên file rõ ràng, kiểm tra tệp có bị lỗi không, và thông báo về tệp đính kèm trong nội dung thư.

Câu 18: Giả sử bạn nhận được một email công việc mà bạn không chắc chắn về yêu cầu hoặc cần làm rõ thêm thông tin. Cách xử lý nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Đoán ý người gửi và tự mình thực hiện.
• B. Trả lời email đó để đặt câu hỏi làm rõ những điểm chưa hiểu.
• C. Bỏ qua email đó và không làm gì cả.
• D. Hỏi một đồng nghiệp khác thay vì hỏi trực tiếp người gửi.

Câu 19: Khi kết thúc một bức thư trao đổi công việc, việc sử dụng các cụm từ như "Trân trọng", "Kính chúc", "Xin chân thành cảm ơn" thuộc về phần nào của cấu trúc thư?

• A. Mở đầu thư.
• B. Nội dung chính.
• C. Lời kết.
• D. Tiêu đề thư.

Câu 20: Bạn cần gửi email cho một nhóm đồng nghiệp để thảo luận về kế hoạch tổ chức một sự kiện. Ngoài việc nêu rõ mục đích và nội dung cần thảo luận, bạn nên thêm thông tin gì để khuyến khích sự tham gia và phản hồi?

• A. Chỉ gửi email và chờ đợi phản hồi ngẫu nhiên.
• B. Yêu cầu mọi người trả lời "Đã nhận" để xác nhận.
• C. Kể một câu chuyện cười ở cuối email.
• D. Nêu rõ mong muốn nhận được ý kiến đóng góp, đặt câu hỏi cụ thể (nếu cần) và đề xuất thời hạn phản hồi.

Câu 21: Phân tích tác dụng của việc sử dụng các gạch đầu dòng hoặc đánh số trong phần nội dung chính của email trao đổi công việc khi trình bày nhiều ý hoặc liệt kê thông tin.

• A. Giúp cấu trúc thông tin, làm cho nội dung dễ đọc, dễ theo dõi và làm nổi bật các ý chính.
• B. Làm cho email trông phức tạp hơn.
• C. Chỉ nên dùng cho các email cá nhân.
• D. Không có tác dụng gì đáng kể.

Câu 22: Đâu là điểm khác biệt cốt lõi về mục đích giữa một bức thư trao đổi công việc (email) và một báo cáo công việc chính thức?

• A. Email luôn dài hơn báo cáo.
• B. Email chỉ dùng để thông báo, báo cáo dùng để yêu cầu.
• C. Email thường mang tính trao đổi, tương tác, thông báo nhanh; báo cáo thường trình bày thông tin, kết quả một cách chi tiết, hệ thống và mang tính lưu trữ.
• D. Báo cáo luôn được gửi qua đường bưu điện, email chỉ gửi trực tuyến.

Câu 23: Bạn nhận được một email từ đồng nghiệp sử dụng quá nhiều biểu tượng cảm xúc (emoji) và ngôn ngữ viết tắt (teen code). Điều này vi phạm nguyên tắc nào quan trọng nhất trong viết thư trao đổi công việc?

• A. Tính trang trọng và chuyên nghiệp của ngôn ngữ.
• B. Tính súc tích của nội dung.
• C. Tính rõ ràng của tiêu đề.
• D. Tính đầy đủ của thông tin.

Câu 24: Khi cần gửi email cho nhiều người cùng lúc và mong muốn nhận được phản hồi từ tất cả họ, bạn nên sử dụng tính năng nào?

• A. To (Người nhận chính).
• B. Cc (Gửi đồng thời).
• C. Bcc (Gửi ẩn danh).
• D. Forward (Chuyển tiếp).

Câu 25: Chữ ký (Signature) trong email trao đổi công việc thường bao gồm những thông tin cơ bản nào để giúp người nhận biết rõ về người gửi và cách liên lạc?

• A. Tên tài khoản email và mật khẩu.
• B. Tên thú cưng và sở thích cá nhân.
• C. Tên đầy đủ, chức danh, tên công ty và thông tin liên hệ (số điện thoại, website...).
• D. Tên người yêu cũ và ngày sinh nhật.

Câu 26: Đâu là cách hiệu quả nhất để đảm bảo bạn không quên kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email trao đổi công việc quan trọng?

• A. Chỉ dựa vào công cụ kiểm tra chính tả tự động của phần mềm.
• B. Nhờ một người không biết gì về nội dung email đọc hộ.
• C. Gửi email đi và chờ người nhận báo lỗi.
• D. Tự mình đọc lại toàn bộ email một cách cẩn thận trước khi nhấn nút gửi.

Câu 27: Bạn cần gửi email cho một khách hàng tiềm năng để giới thiệu về sản phẩm mới. Ngoài việc trình bày thông tin sản phẩm, bạn nên tập trung vào điều gì trong email để thu hút sự chú ý của họ?

• A. Liệt kê tất cả các tính năng kỹ thuật của sản phẩm.
• B. Nêu bật những lợi ích mà sản phẩm mang lại và cách nó giải quyết vấn đề của khách hàng.
• C. Sử dụng ngôn ngữ quảng cáo cường điệu.
• D. Chỉ gửi một đường link đến trang web sản phẩm.

Câu 28: Phân tích lý do tại sao việc trả lời email công việc một cách kịp thời (trong khoảng thời gian hợp lý) lại quan trọng?

• A. Thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng người gửi và giúp công việc không bị đình trệ.
• B. Để làm cho hộp thư đến của bạn trông gọn gàng hơn.
• C. Để có thể nhanh chóng quên đi nội dung email.
• D. Không quan trọng, có thể trả lời bất cứ lúc nào.

Câu 29: Bạn cần viết email cho phòng Nhân sự để hỏi về quy trình nghỉ phép. Tiêu đề nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Có câu hỏi.
• B. Việc cá nhân.
• C. Gửi phòng Nhân sự.
• D. Hỏi về quy trình nghỉ phép.

Câu 30: Giả sử bạn cần gửi email cho nhiều người trong công ty để thông báo về một buổi tập huấn nội bộ sắp tới. Nội dung email nên bao gồm những thông tin cốt lõi nào?

• A. Chỉ cần thông báo có buổi tập huấn và yêu cầu mọi người tự tìm hiểu.
• B. Chỉ cung cấp thời gian và địa điểm mà không nói rõ nội dung.
• C. Mục đích buổi tập huấn, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia, nội dung chính và thông tin liên hệ/đăng ký (nếu có).
• D. Chỉ gửi một hình ảnh quảng cáo buổi tập huấn.